Byłeś już na wyjeździe, gdzie wszystko poszło źle– opóźnienia, zamieszanie, niezadowolenie uczestników? Lub odwrotnie – wyjeździe, gdzie wszystko było idealne, bo ktoś dobrze się przygotował? Różnica polega na planowaniu i komunikacji. Oto kompletna checklista dla każdego, kto organizuje wyjazd autokarem z Olkusza – od szkół po parafie.
Miesiąc przed wyjazdem – faza planowania
Komunikacja z firmą autokarową:
Rezerwacja autokaru – data, godzina, trasa,
Wpisanie szczegółów do umowy (liczba osób, wymagania specjalne),
Pytanie o wyposażenie pojazdu (WC, klimatyzacja, multimedia),
Potwierdzenie warunków anulacji/zmian,
Zapytanie o możliwość płatności (zaliczka, termin, reszta przed wyjazdem).
Wewnętrzne przygotowania:
Określenie liczby uczestników (lista),
Zebranie dowodów/paszportów (jeśli wyjazd zagraniczny),
Zbieranie zgód rodziców (przy dzieciach/młodzież),
Informacja o cenie per capita (opiekunowie muszą wiedzieć, ile zbierać),
Wstępny plan programu wyjazdu (atrakcje, godziny).
Dwa tygodnie przed wyjazdem – potwierdź szczegóły
Z firmą autokarową:
Potwierdzenie terminu i godziny z autokarem,
Dokładny adres odboru (gdzie dokładnie stoi autokar?),
Potwierdź liczbę osób (może ktoś zrezygnował/dołączył),
Zapytaj o kierowcę – czy będzie możliwość zapoznania się?
Sprawdź, czy firma ma wszystkie dokumenty (licencja, ubezpieczenia).
Z uczestnikami:
Wyślij pismo informacyjne – dokładne szczegóły wyjazdu,
Podaj dokładnie, co zabrać (dokumenty, strój, leki),
Omów zasady zachowania w autokarze,
Ustal godzinę, kiedy wszyscy muszą być na miejscu,
Wymień numer do kontaktu w razie problemów.
Tydzień przed wyjazdem – ostatnie przygotowania
Finalne uzgodnienia:
Potwierdzenie liczby osób do firmy autokarowej,
Sprawdzenie, czy wszyscy mają dokumenty (dowód, paszport, zgody),
Test komunikacji – czy wszyscy wiedzą, co mają robić?
Przygotowanie listy uczestników do wydrukowania (ponad nazwami),
Opakowanie czy masz już wszystko (apteczka, biurko, materiały dla grupy)?
Logistyczne last-minute:
Potwierdzenie liczby osób do hotelu/obiektu docelowego,
Sprawdzenie pogody i dostosowanie się do niej,
Przygotowanie pieniędzy (jeśli trzeba wpłacić coś na miejscu),
Zrobienie zdjęć listy uczestników (na wypadek zapytań „kto u nas jechał?”).
Dzień wyjazdu – procedury przed odjazdem
Maksymalnie 1 godzinę przed odjazdem:
Uczestnicy przyjeżdżają (każdy z dokumentami),
Załadunek bagażu – koordynuj, żeby nie było chaosu,
Sprawdzenie obecności – porównaj listę z osobami na miejscu,
Możliwość toalety – przed odjazdem (ważne dla dzieci),
Krótkie omówienie zasad w autokarze – bezpieczeństwo i zachowanie.
W autokarze, zanim odjedziesz:
Powitanie kierowcy – krótka rozmowa, potwierdzenie trasy,
Omówienie sygnałów awaryjnych i wyjść (szczególnie przy dzieciach),
Przekazanie numeru kierowcy wszystkim uczestnikom,
Liczba osób: „Mamy 50 osób, wszyscy są w autokarze”,
Plan przejazdu: „Będziemy jechać 3 godziny, pierwszy postój za godzinę”.
W trasie – opieka nad grupą
Co godzinę/przy każdym postoju:
Liczysz obecności – czy wszyscy się wracają?
Sprawdzasz, czy wszystko w porządku (zmęczenie, toalet, problemy zdrowotne),
Komunikujesz się z kierowcą – czy wszystko OK?
Przy postojach:
Wyznaczasz czas (np. 20 minut) i upewniasz się, że wszyscy są z powrotem,
Sprawdzasz braki – czy nikt nie zgubił plecaka/dokumentu,
Zachęcasz do nawodnienia i rozprostowania nóg.
W razie problemów:
Nieprzyjemne zachowanie członka grupy? Spokojnie porozmawiaj,
Problem zdrowotny? Skontaktuj się z kierowcą, ewentualnie zadzwoń do ratowników,
Autokar się zepsuł? Zadzwoń do biura firmy – mają assistance 24/7.
Organizujesz wyjazd autokarem z Olkusza? Skontaktuj się z nami!